Datenschutz

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Stadt Essen bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle (VPS) die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Essen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmen­be­din­gun­gen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten. Über die VPS können keine Vorgänge für städtische Gesellschaften (z.B. Stadtwerke, Entsorgungsbetriebe Essen, Reinigungsgesellschaft Essen, Essener Marketing Gesellschaft) oder andere Behörden (z.B. Finanzamt, Ministerien) abgewickelt werden.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

2.1 Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per eMail an alle auf www.essen.de oder städtischen Briefköpfen genannten eMail-Adressen gesandt werden. Die Nutzung der Online-Formulare ist ebenso möglich.

2.2 Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw für Vorgänge, die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung rechtsverbindlich und sicher auf elektronischem Weg (ausschließlich) an die Adresse poststelle@essen.de gesandt werden.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate bei der Stadtverwaltung bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt:

  • Textformate in ASCII oder Unicode Format (.TXT-Dateien)
  • Textformat Rich-Text-Format (.rtf) gespeicherte Dateien
  • Adobe Acrobat (PDF) Dateien
  • Microsoft Word 97-2007 (.doc, ,.docx)
  • Microsoft Excel 97-2007 Kalkulationsdateien (.xls, xlsx)
  • Microsoft Power Point 97-2007 Präsentationen (.ppt, .pps)

Grafikformate:

  • Windows Bitmap (.bmp), Graphics Interchange Format (gif), JPEG File Interchange Format. (.jpeg, .jpg) sowie Tagged Image File Format (.tif)

Die Gesamtgröße der Anhänge darf 8 MB nicht überschreiten. Alle Dateien dürfen auch in nicht-passwortgeschützten ZIP-Dateien eingereicht werden. Passwortgeschützte Dateien, selbstentpackende Archivdateien oder Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) sind aus Sicherheitsgründen nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

4. Funktionsweise

Damit Sie Ihre Daten verschlüsselt übersenden können, benötigen Sie auf Ihrem Rechner ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation.

Eine Übersicht der Zertifizierungsanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur

Zur Verschlüsselung einer Nachricht an die Stadt Essen benötigen Sie weiterhin ein "Gegenstück" zu Ihrem Schlüssel, den "öffentlichen Schlüssel" der Stadt Essen, den Sie sich hier herunterladen können.

Folgendes Dateiformat wird zur Verfügung gestellt:

Öffentlicher Schlüssel (.cer) der Stadt Essen (cer, 1 kB)

Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Essen übergeben, wenn Sie Ihre Daten an das Postfach poststelle@essen.de absenden.

Mit der Übersendung Ihrer verschlüsselten Daten an das Postfach poststelle@essen.de eröffnen Sie einen elektronischen Zugang für die rechtsverbindliche Kommunikation der Stadt Essen mit Ihnen.
Diese Zugangseröffnung können Sie jederzeit formlos gegenüber der Stadt Essen widerrufen.

Weitere Informationen zur elektronischen Signatur finden Sie auf der Seite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Fragen an die Stadt Essen zur Verschlüsselung oder elektronischen Signatur richten Sie bitte an:

Organisation und IT-Steuerung

Rainer Gritzan

Tel.: 0201/ 88-10150

Kontakt

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Presse- und Kommunikationsamt
Rathaus
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45121 Essen
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